Propriétaire De Studio De Danse

Nous nous sommes assis cette semaine avec ClasseJuggler Dance Jon Koerber de lui demander ce que les propriétaires de studio devraient prendre en compte lorsqu'ils se demandent si le moment est venu d'acheter et de mettre en place un logiciel de studio de danse pour les aider à gérer leur entreprise.

Étant donné que vous êtes président d’une entreprise qui fournit des logiciels en ligne, n’auriez-vous pas envie de toujours dire: «Le moment est venu!»?

' Vous serez peut-être surpris d'entendre cela, mais non, maintenant ne pas soyez le bon moment pour vous de commencer à utiliser un logiciel pour vous aider à gérer votre entreprise de danse. »

Et là encore, c'est peut-être le bon moment?

'Bien sûr! En fait, probablement. Mais, pour être sûr, je pense qu'il y a au moins cinq questions importantes que les propriétaires ou gérants de studios de danse devraient se poser. Pour commencer, vous devriez demander: 'Mon entreprise devient-elle trop grande pour être gérée manuellement?' '

Je suppose que vous voulez dire, de combien d'étudiants ai-je besoin avant qu'il soit logique de commencer à gérer mon studio de danse avec un logiciel?

«En gros, oui. Pour répondre, commençons par une analogie. Supposons que vous vouliez coudre votre propre tenue dont vous n’avez pas besoin pour acquérir et exploiter une usine de textile, non? Bien sûr que non. Une simple machine à coudre est probablement ce dont vous aurez le plus besoin. Mais si tu veux coudre cent vêtements chaque semaine, cette simple machine à coudre peut ne pas être à la hauteur de la tâche, ou le processus peut être trop lent sur une machine à coudre grand public par rapport aux gains d'efficacité que vous obtiendrez d'un système textile informatisé commercial.

De même, avec votre studio, si vous débutez ou si vous gardez intentionnellement votre école de danse très petite - par exemple, avec moins de 30 étudiants - il y aura une limite aux gains d'efficacité que vous pouvez gagner en ayant un logiciel pour gérer les horaires, la comptabilité et les dossiers des étudiants, car même le logiciel de planification le plus simple et le meilleur peut être excessif si votre inscription est petite ou si vous organisez un nombre très limité de cours chaque semaine - tout comme vous n'avez pas besoin d'une usine pour fabriquer une robe. Mais lorsque votre inscription commence à atteindre 40, 50 ou 100 étudiants, ou que vous commencez à ajouter des classes et des instructeurs, vous accrocher à ces feuilles de calcul, notes autocollantes et autres outils divers que vous avez commencé à utiliser lorsque vous avez ouvert vos portes pour la première fois ne fera qu'entraver votre croissance plutôt que aide le.'

Jon Koerber.

lys perle âge noir

Alors comment pouvez Je dis quand mon école est assez grande pour qu'il soit logique d'investir dans un logiciel de studio de danse?

«Il n'y a pas de nombre magique d'élèves ou de classes en soi. Mais, au fur et à mesure que votre nombre d'élèves et le nombre de cours commencent à augmenter, vous saurez avant tout le monde quand vous commencez à vous sentir embourbé par toute l'administration de la gestion d'une entreprise et que vous passez moins de temps à faire ce que vous aimez: enseigner la danse. Pour une école en pleine croissance, les gains d'efficacité que vous gagnez en installant et en exploitant un logiciel de gestion de studio deviendront évidents, et le logiciel sera rapidement rentabilisé à partir du temps que vous économiserez. »

Et, bien sûr, il y aura du temps de configuration, en essayant d'apprendre le logiciel et autres?

'Bien sûr. Et les besoins et les vitesses d’apprentissage de chacun sont différents. Assurez-vous donc que le fournisseur de logiciels que vous choisissez possède une solide réputation en matière de formation et d'assistance auprès des clients - et répond rapidement à vos appels et à vos e-mails. Cela peut faire toute la différence en termes de réussite ou d'échec lorsque vous choisissez de mettre en œuvre un logiciel de gestion!

Mais nous avons vu que, même pour les propriétaires ou gérants de studios de danse qui estiment ne pas maîtriser l'informatique, ils trouvent rapidement les économies de temps et de coûts indéniables. Considérez ce que certains propriétaires de studios ont dit sur les gains d'efficacité qu'ils ont réalisés une fois qu'ils ont commencé à utiliser le nôtre. Par exemple, un propriétaire de studio nous a dit que sa facturation mensuelle, qui prenait auparavant des jours, ne prend désormais pratiquement plus de temps car ses clients peuvent voir et même payer leur solde dû via notre portail client. Et l'un de mes préférés est la façon dont une autre cliente a déclaré que ses retards de paiement avaient chuté de 95% depuis la mise en œuvre de notre système de paiement en ligne. »

Quelle est la deuxième question que je devrais poser en tant que propriétaire de studio?

«Posez-vous la question:« Les revenus générés par mon studio justifient-ils le coût d’investissement dans une solution logicielle d’entreprise? »Il ne fait aucun doute que certains de vos lecteurs ont entendu parler du terme« analyse coûts-avantages ». Lorsqu'il s'agit d'acheter un logiciel de gestion d'entreprise pour votre studio, cela signifie que vous devez déterminer si le coût mensuel du logiciel réduira suffisamment les coûts de l'inefficacité actuelle de votre entreprise si vous deviez continuer à faire les choses manuellement plutôt que de bénéficier des gains d'efficacité. et les connaissances que vous gagnerez en utilisant un puissant outil de gestion d’entreprise. »

Bien sûr, le temps, c'est de l'argent, comme nous le savons tous. Mais comment recommandez-vous de faire une analyse coûts-avantages?

semaine nationale de la danse 2017

«Calculez le temps que vous et votre personnel passez actuellement chaque mois à suivre les revenus et les dépenses, à assembler des rapports mensuels ou trimestriels sur les revenus, les dépenses, la fréquentation, la croissance de l'entreprise, etc., ainsi que le temps de gestion des clients (enregistrement, facturation, paiements) - en gros, tout cela fonctions que vous effectuez manuellement et qui peuvent être automatisées avec un logiciel. Multipliez ce montant par le taux horaire que vous payez au personnel effectuant ce travail ou par la valeur de votre propre temps. Vous avez alors un montant solide à comparer au coût du logiciel. Vos dépenses mensuelles actuelles seront presque certainement plusieurs fois plus élevées que le coût mensuel du logiciel. Avec le bon logiciel de studio de danse, toutes ces tâches administratives mensuelles peuvent être effectuées en quelques secondes ou minutes au lieu d'heures ou peuvent être effectuées par les clients eux-mêmes.

Quelle est la troisième question que je devrais poser?

'La troisième question est celle à laquelle vous penserez naturellement après avoir effectué une analyse coûts-avantages:' Le logiciel d'entreprise basé sur les classes que je choisis offrira-t-il les gains d'efficacité nécessaires? 'Pour répondre à cette question, vous devrez Décidez des fonctionnalités clés dont vous avez besoin afin de pouvoir adapter le logiciel à votre entreprise. J'aime dire aux propriétaires de studio de se concentrer sur leurs cinq principaux éléments indispensables lors de l'évaluation de logiciels, afin qu'ils ne s'embourbent pas trop dans la prise de décisions sur des fonctionnalités intéressantes ou des fonctionnalités qui n'offrent pas beaucoup de valeur pour les affaires. Passe-t-il moins de temps à la comptabilité? Accélérer la gestion des comptes clients? Vous avez la possibilité d'exécuter rapidement des rapports d'état sur la facturation? Envoi de 300 SMS de robot pour une fermeture ou par courriel à tous vos parents de classe du jeudi? Peut-être que cela permet aux clients de faire eux-mêmes les choses que votre personnel fait maintenant, comme s'inscrire pour devenir client, s'inscrire à un cours ou payer leurs cours en ligne? Obtenir la possibilité pour vos instructeurs de prendre en charge et de suivre leurs heures sur leur smartphone à l'aide de notre portail du personnel pourrait être un gagnant! Vous obtenez l'idée d'identifier les principaux besoins de votre entreprise qu'une solution logicielle doit pouvoir vous aider. Et puis, éventuellement, dressez également une liste des «gentils à nantis» - des fonctionnalités qu’un logiciel peut offrir qui seraient pratiques mais qui pourraient ne pas être un facteur décisif. Diviser votre liste en besoins par rapport aux désirs vous aidera à choisir le bon produit. »

Des suggestions sur la meilleure façon de m'assurer que j'énumère toutes les fonctionnalités qui m'intéressent, car je ne sais peut-être pas de quoi le logiciel est capable?

'Sûr. Jetez un œil à l'indépendant dance studio software comparison site, Capterra . Le service compare plus de 70 logiciels spécifiques aux besoins des studios de danse. Mais certaines de ces solutions logicielles n'offrent qu'une ou deux fonctionnalités de gestion d'entreprise, telles que la comptabilité ou simplement la planification des cours. Alors, voici l’astuce: utilisez l’outil de liste de contrôle 'Filtrer les résultats' de comparaison de produits Capterra, que vous verrez dans la colonne de gauche. Cochez simplement les éléments de la liste qui sont importants pour vous, puis cliquez sur 'Appliquer les filtres'. Cela raccourcira la liste des concurrents à ceux qui possèdent les fonctionnalités que vous recherchez. »

Copeland brumeux dansant avec les étoiles

Et la quatrième question que je devrais poser?

'La quatrième question est simplement la suivante:' Que pensent les autres de ce logiciel particulier que je regarde? 'Deux bonnes ressources pour obtenir la réponse sont Liste des logiciels de l’école de danse de Serchen ou alors Liste de Capterra . Notez leurs notes globales auprès des clients (les deux sites utilisent une échelle de cinq points) et parcourez les critiques eux-mêmes, comme vous le feriez si vous cherchiez à acheter un produit sur Amazon. Et, tout comme les avis des clients d'Amazon, recherchez ce que les plus d'entre eux disent, car il y en aura toujours d'étranges là-bas - un critique qui déteste une fonctionnalité particulière que 50 autres propriétaires adorent. Pourtant, ces listes sont extrêmement précieuses pour choisir le meilleur logiciel pour répondre aux besoins de votre studio de danse. »

Ce qui conduit à la cinquième question que je devrais à…

'' Ai-je le temps de le faire? »Je suis sûr que tout propriétaire de studio de danse qui essaie de décider d'acheter ou non se demande déjà cela. Regardons les choses en face, analyser si le moment est opportun, choisir le bon fournisseur, puis configurer le logiciel pour qu'il fonctionne pour votre entreprise prendra un certain temps. Mais si un propriétaire ou un directeur de studio de danse a l'impression de ne pas avoir le temps de faire ce travail, c'est en fait le meilleur indicateur qu'ils ne dirigent pas leur entreprise mais que leur entreprise les dirige! C'est précisément le moment de faire le saut dans l'utilisation d'un logiciel de gestion de studio. Je connais le propriétaire d'une entreprise de classe dans la région de Seattle qui essaie toujours de fonctionner sans aucun logiciel de gestion, malgré le fait qu'il compte plus d'un millier d'étudiants. C'était un cauchemar et un cauchemar coûteux en plus. Elle a dû embaucher plus d'employés par étudiant que toute autre entreprise que je connais. De toute évidence, elle dépense beaucoup plus par mois sur la paie qu'elle ne paierait jamais pour un logiciel chaque mois.

Et, oui, bien que faire des recherches pour choisir le bon fournisseur de logiciels prend du temps, cela peut vous faire économiser beaucoup d'argent plus tard. Il est important que vous fassiez un choix judicieux lors de l'achat initial de votre logiciel car, même si vous pouvez toujours changer plus tard, le travail que cela implique peut être intimidant. »

Pour plus d'informations sur ClassJuggler Dance, visitez www.danceclassjuggler.com .